El Arte de Saber Usar el E-Mail
En las últimas semanas me encontrado con una sensación de que existe una tremenda falta de cultura en el manejo del e-mail por parte de muchas personas.

Me refiero a que:
- todavía no entendemos la dinámica de conversación usando el e-mail en pleno siglo XXI.
- el e-mail no es un sustituto de la conversación real.
Ante esto, me tomo la libertad de traducir un par de consejos del libro The Art of the Start: The Time-Tested, Battle-Hardened Guide for Anyone Starting Anything de Guy Kawasaki (página 163) con el fin de proveer un punto de referencia con respecto al uso del e-mail en tiempos modernos.
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El e-mail es una herramienta primordial […]. Es rápido, casi gratis, y está en todas partes. Es además muy pobremente usado por la mayoría de personas. […]
- Arregle su ‘Asunto’ y Nombre. Si la gente piensa que sus mensajes son spam, sus correos serán ignorados. Puede que usted no sea capaz de evitar que un filtro anti-spam marque sus mensajes, así que asegúrese de usar un buen contenido en el campo ‘Asunto’ que le facilite al filtro detectar que sus mensajes no son spam.
Por ejemplo, “Seguimiento de nuestra reunión”, “Disfruté su presentación”, “¡Qué placer conocerlo en Kona!” de seguro vencerán a “¡Ahorre ahora en Viagras!”, “Incremente sus ventas”, “Fondos en Nigeria”. También, envíese a usted mismo un mensaje para ver cómo su nombre en el campo “De” aparece a un destinatario. Si su cliente de e-mail no está enviando su nombre y apellido con las iniciales en mayúscula, arregle esto también. - Conteste en menos de 24 horas. La rapidez con que usted responde es un gran factor en cimentar un contacto. Usted debe responder mientras el tema del correo esté fresco. Aquellos mensajes que estén debajo de la primera pantalla de la bandeja de entrada de una persona serán olvidados.
- No escriba todo en mayúscula. Un texto que esté todo en mayúscula es más difícil de leer, y el lector considerará que usted le esta “GRITANDO”. Es una clara señal que usted no tiene ni idea de cómo usar el e-mail, y la cualidad de “no tener idea” no conduce a un buen forjamiento de contactos.
- Referencie de vuelta. Seleccione la pregunta o la porción del e-mail al que usted está respondiendo y referéncielo de vuelta de manera que el que envió el correo sepa a qué usted se está refiriendo. Las personas reciben docenas de mensajes por día, así que un simple “Sí, estoy de acuerdo”, no ayuda mucho.
- Manténgalo corto y simple. Vaya directo al grano. El tamaño ideal para un e-mail es menos de cinco oraciones. Si usted no puede decir lo que tiene que decir en cinco oraciones, la verdad es que usted no tiene mucho que decir.
Use texto plano, no HTML. Yo asumo que todo e-mail en HTML es spam y he configurado mi cliente de e-mail para borrar e-mails de HTML automáticamente. Si usted tiene algo significativo que decir no necesita negrita, sombreado, texto en rojo y gráficos para decirlo.
No adjunte archivos a menos que usted tenga permiso. Imagine que su destinatario está sentado en un cuarto de hotel usando una lenta conexión a Internet vía teléfono y usted le ha enviado un archivo PowerPoint de dos megabytes. ¿Cree que recibirá una reacción positiva? Además, mucha gente asume que archivos adjuntos de extraños son virus. - Envíe copias al carbón oculta (BCC) a grupos grandes. Como regla general, entre más grande sea el grupo de personas al que usted envía un e-mail, menos personas responderán. Además, usted debiera considerar ya sea que si realmente todo el mundo debiera recibir el correo o que si usted debiera no hacer visible la lista de destinatarios. Cuando usted envía un correo a muchas personas, debiera ser siempre en BCC para prevenir respuestas inadvertidas a todo el mundo y para evitar revelar direcciones de e-mail a los demás destinatarios.
- Reduzca las copias al carbón (CC). Una persona necesita recibir un correo o no. El CC es el punto medio sin sentido: “sería genial que la persona estuviera informada”. Los otros usos atroces e inefectivos de CC son dedicados a que uno se cubra la espalda (“¡Pero usted fue copiado en el e-mail!”) o para amenazar (“Mire aquí, copié a su jefe.”) Cuando recibo un CC, asumo que la otra persona se está encargando del asunto e ignoro el correo.
- Incluya una buena firma. Una firma consiste de varias líneas de texto que su cliente de e-mail automáticamente incluye en cada mensaje que sale. Una buena firma provee su nombre, organización, dirección postal, números de teléfono y fax junto información de su sitio web y hasta su dirección electrónica. Esto es útil para copiar y pegar en un calendario o base de datos. Sería terrible que alguien quiera en realidad conectarse con usted y tenga que hundirse en una compleja búsqueda de su información. […]
- No reenvíe algo que usted piensa que es gracioso. Es muy probable que sus destinatarios ya tengan ese mismo e-mail diez veces. Si usted genera algo gracioso, genial. Pero evite reenviar un reenvío.
- Cuando usted siente odio, espere. Aunque usted debiera responder un correo en menos de veinticuatro horas, hay un caso en el que usted debiera esperar veinticuatro horas antes de responder: cuando usted está enojado, ofendido, o con ganas de pelear. Los correos escritos en esos temperamentos tienden a hacer más grandes los problemas, por eso retarde la respuesta. Cuando el asunto es delicado es mejor aún llamar directamente debido a que el e-mail es un pobre cominucador de emociones y tono.
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